展會的工作流程及方案-深圳展會設計

發表時間： 2019-02-21

展會現場作業是指展會從布展開端，包括展會展覽期間到最后展會閉幕這一段時刻對展會布展、展覽和撤展等事務的組織處理作業。展會現場作業是展會與參展商和觀眾等有關方面最直接的面臨面的溝通。它所包括的事務很多，需求多方面的和諧合作，某一方面的作業忽略或失誤就可能會對展會形成嚴重影響。

當展會招展和招商作業已經挨近尾聲、展會開幕日期臨近時，展會就要在所租借的展覽館里迎接參展商進館進行布展。所謂布展，從參展商的角度看，是指參展商為準備展覽而在展會開幕前對展位進行搭裝、安置和將展品陳設在展位上的系列作業；從展會的角度看，是指對展會現場環境進行安置和對參展商的有關作業進行和諧和處理。

展會布展是展會開幕前的現場籌備作業，一般在展會開幕前幾天進行。不同體裁的展會需求的時刻長短不同。有的展會布展時刻很長，如汽車展和大型機械展，布展的時刻往往需求一個星期；有的展會布展的時刻很短，如消費品展布展時刻常常只需求兩天。展會布展時刻的長短主要取決于展覽體裁及展品的雜亂程度。展會規劃的大小對布展時刻也有必定的影響，展會規劃越大，其需求的布展時刻往往越長。關于一般的展會，布展時刻常常在2-4天之間。

根據國內對展會的處理規定，展會在組織布展前需求到工商、消防、安保和海關等部分處理有關手續，處理好有關手續后展會才能開端布展。需求處理的手續分別是工商報批、消防報批和備案、安全捍衛報批和備案、海關報批和備案。別的，假如展館位于城市的中心地帶，有些城市還需求處理外地車輛進城證以方便外地企業運送展品到展會現場布展。

展會布展正式開端后，展會設計要對布展作業進行全面和諧和處理：

1．展位畫線作業

依照各參展單位租借的場地上積和方位畫好每一個展位的地域范圍，確定每一個展位的具體方位，方便參展商在自己租借的地方建立展位和陳設展品。展位畫線作業觸及每一個參展商租借展位的具體方位和面積大小，辦展組織要仔細仔細，一絲不茍，要依照事前對參展商的許諾照實處理。

2．展館地毯鋪設

在展館計劃鋪設地毯的地方按計劃鋪設地毯，如展館的公共區域、某些規范展位等。地毯鋪設必定要緊貼地上，要美觀，不能妨礙行人通行。

3．參展商簽到和進場

各參展商憑合同及其他有關證明到展會現場簽到，付清各種款項，領取相關證件，處理進場手續。

4．展位建立和諧作業

除了一些特裝展位由參展商自己建立以外，展會一般還要負責建立一些規范展位。不管是規范展位還是特裝展位，展會要監督一切的承建商都按展會要求建立；關于展位建立中出現的各種問題，要及時和諧處理。

5．現場施工處理和驗收

展會要派出專門人員處理各承建商的現場施工，如現場用電、用火、噪聲、展位高度操控、電線線纜的安裝和走向、燈光的設計和運用、建立展位的材料的防火性能、展位之間通道寬度的操控、重型機械的地上承重操控、規范展位的規范裝備等要及時查驗，防止施工現場次序紊亂和出現安全隱患。

6．海關現場辦公

關于海外參展的展品要及時處理海關通關手續，假如海外參展份額較大，能夠邀請海關現場辦公。關于一切海外參展展品，展會要伴隨海關進行現場抽樣查驗。

7．展位楣板的制作、安裝和核對

各參展商展位的楣板上標有參展商的單位名稱和展位號，有的還有參展商的企業標志或展品商標。這些內容是參展商的門面，對參展商非常重要，必定不能有絲毫的過失，展會要派出專門人員仔細核對。

8．現場安全捍衛作業

布展期間，現場人員很多，各單位布展施工觸及用水用電，有必定的危險性。展會要負責展會的一般安全捍衛作業，但對參展商的展品丟掉、損壞和人員以外傷亡等不負責任。為保護自己的展品和人員安全，參展商一般還要對自己的展品和員工投保。

9．消防和安全查看

一切的展位安置完畢以后，展會還要伴隨消防和安保部分對一切的展位進行一次全面體系的查看，保證展會契合消防和安全要求，徹底清除展會現場可能存在的安全隱患。

10．現場清潔和布展廢物的處理

展會布展往往會產生大量的布展廢物，對這些廢物要及時搜集和運出展館并進行處理。

上述布展作業完畢以后，展會的現場安置就已經基本就緒。在安置好展會的開幕現場、序幕大廳、觀眾登記處、展會相關活動現場安置和其他各服務網點以后，展會就能夠按計劃舉行開幕式，對外正式宣告展會開幕。

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